Aujourd’hui, j’ai envie de vous partager une réflexion sur un exemple de la mise en application de l’expression « Think Outside the Box ».
Penser en dehors de la boîte veut dire que l’on sort des sentiers battus pour trouver une solution originale à une situation ou à un problème. On peut procéder soit en contournant les règles en place ou en évitant les façons de penser habituelles pour explorer et exploiter de nouvelles avenues. Les personnes créatives le font d’ailleurs régulièrement. Par contre, ça peut parfois vous jouer des tours. Dans la majorité des cas, cette démarche permet de faire de belles choses qui étaient auparavant impossibles à faire.
J’ai un exemple concret à vous partager.
Depuis maintenant 8 ans, je m’implique auprès d’une cause qui me tient vraiment à cœur. Il s’agit de « l’Arbre de Joie ». C’est un projet qui existe depuis 28 ans et qui permet à près de 600 enfants dans le besoin de recevoir la visite du Père Noël et d’obtenir un cadeau. Plusieurs organismes de bienfaisance sont d’ailleurs impliqués pour inscrire les enfants. Il y a des centaines de parrains et de marraines qui ont la mission de choisir un ou plusieurs enfants afin de leur acheter des cadeaux. Ceux-ci seront emballés et distribués par plusieurs bénévoles et 17 pères Noël. Pour plus de détails sur la cause, c’est ici.
On poursuit avec notre réflexion. Je vais tenter de vous détailler les besoins reliés à cette cause et les solutions créatives que j’ai utilisées afin de mettre en place l’outil qui aura permis de sauver le projet de l’Arbre de Joie.
Mise en contexte
Le système informatique existant servant à l’inscription des enfants et à la gestion de tout le programme a mal vieilli et il est devenu désuet. Ce dernier présentait des risques importants avec ses trous de sécurité majeurs qui ont fait en sorte qu’on ne pouvait plus l’utiliser à moins d’une mise à jour majeure. Le hic, c’est que tout ça a été développé au fil du temps par plusieurs personnes différentes, dont des étudiants du Cégep. En conséquence, il était particulièrement complexe de s’immiscer dans le code pour y travailler. Nous n’avions plus de bénévoles et le coût de réparation était carrément faramineux.
Analyse de la situation et recherche de solutions
La situation était simple. Le projet était franchement en péril et il nous fallait une solution rapide et peu coûteuse. Après avoir pris le temps d’y réfléchir adéquatement, j’ai pris la décision de me lancer avec une idée en tête. J’allais utiliser des outils existants et les adapter à nos besoins pour refaire complètement le système et repartir à zéro. Un défi colossal, il faut le dire. Je me suis mis à la tâche rapidement et je suis sorti de la boîte avec plein de solutions hors normes.
Ma stratégie principale
Pour résoudre le problème, j’ai utilisé un système de boutique en ligne existant que je connaissais bien et je l’ai adapté. Je vous partage les grandes lignes.
Une boutique comporte une structure de base qui est standard. Il y a des produits, des catégories de produits, des marchands qui veulent vendre leurs produits (appelé boutique multimarchande), des clients qui achètent ces produits, un système de facturation et une gestion de la manutention et de la livraison.
Je devais donc transformer tout ça en un système convivial pour gérer tout le projet. Voici les solutions créatives que j’ai mises en place :
- Les produits sont devenus des enfants ;
- Les parents de ces enfants sont devenus des catégories ;
- Les marchands sont devenus des organismes qui inscrivent ces enfants ;
- Les clients sont devenus des parrains/marraines ;
- Les factures ont servi à la confirmation de parrainage ;
- La gestion des commandes s’est transformée en gestion de cadeaux.
Il ne restait plus que la création et la gestion des routes à régler : dix-sept parcours optimisés afin de rendre la tâche agréable pour les bénévoles. Pour cette étape cruciale, nous avons trouvé un partenaire : Fastercom. Il utilise l’intelligence artificielle afin de créer des routes.
Nous avons réussi à tout adapter en trois mois et ça fonctionne à merveille!
Ce n’est pas parfait bien entendu, mais ça fonctionne! Un grand soulagement et une belle fierté en a découlé. Nous avons sauvé l’Arbre de Joie et nous sommes prêts à apporter l’émerveillement à tout plein d’enfants pour Noël.
En résumé, nous aurions pu laisser tomber ou encore, tenter de partir en campagne de financement pour ensuite trouver un développeur et créer un nouveau système. Tout cela, ça aurait pris un temps fou. Le fait de penser en dehors de la boîte nous a permis de régler la situation en une fraction du temps et du coût, de garder le moral des troupes et, le plus important, de répondre à la mission d’apporter la magie de Noël à 545 enfants la même année.
Lorsqu’il vous arrive des défis, petits ou grands, gardez en tête qu’il existe toujours des solutions créatives pour vous permettre de les régler. C’est la magie de pouvoir penser en dehors de la boîte. Une aptitude à développer!
