Pour beaucoup d’entreprises, les appels d’offres sont perçus comme une opportunité incontournable pour décrocher des contrats et acquérir des clients.
Par exemple, les contrats gouvernementaux passent par ce type de processus, tout comme les contrats de certaines organisations (OBNL et entreprises), selon leur politique d’achat et les montants en jeu. Chez Gestimark, nous recevons régulièrement des invitations à participer à des appels d’offres. Bien que la majorité de ces projets soient inspirants et les organisations nous sollicitant près de nos valeurs entrepreneuriales, nous préférons passer notre tour. Chaque fois que nous avons fait une entorse à cette position, nous avons eu des regrets.
Derrière cette démarche qui se veut juste et équitable pour les organisations et les soumissionnaires, se cache une tout autre réalité, une dynamique qui n’est pas aussi avantageuse qu’elle n’y paraît.
Forts de nos expériences, voici ce que nous avons pu observer lors de dépôts de soumission par appel d’offres :
- Le choix du fournisseur est souvent déterminé à l’avance par les décideurs, utilisant les soumissionnaires pour valider si le prix du fournisseur désiré est réaliste ou faire bonne figure auprès de leur conseil d’administration.
- Le cahier de charge, parfois très détaillé et chargé, ne répond pas aux besoins réels de l’organisation, l’utilisation d’un modèle par le chargé de projet n’ayant pas été adapté à l’organisation.
- La terminologie utilisée dans le cahier de charge est aussi fréquemment incomprise par le chargé de projet ou les administrateurs de l’organisation.
- La préparation du dossier de soumission, comprenant, en plus de la proposition détaillée d’offre de service, un portfolio de projets similaires, un curriculum de l’entreprise et des membres de l’équipe qui travailleront sur le projet, demande un temps fou aux soumissionnaires.
- Les résultats obtenus en fin de projet (livrables) avec le soumissionnaire gagnant de l’appel d’offre répondent rarement à l’entièreté du cahier de charge fourni pour la rédaction de l’offre par les soumissionnaires.
- Les responsables de la gestion de l’appel d’offre, en réalisant peu, omettent certaines règles, rendant un processus qui se veut juste et équitable, faussé par le manque d’expérience.
- Le souhait d’équité entre tous les soumissionnaires rend parfois difficiles les communications pendant la préparation des dossiers, laissant plusieurs questions sans réponse, faussant ainsi les résultats.
- Les politiques d’achats obligent souvent les chargés de projets à choisir le plus bas soumissionnaire, peu importe leur compréhension du projet ou leur dévouement au projet. Ce qui n’est en rien en lien avec la qualité du service offert.
En quatre grands points, voici les éléments qui nous éloignent de notre vision entrepreneuriale et de nos valeurs professionnelles :
1. Le temps précieux
Répondre à un appel d’offres, c’est s’engager dans processus long et fastidieux qui nous fait sortir de notre activité principale et s’avère généralement frustrant. Parce que lorsque l’on se sent sur son X à échanger avec des clients afin de trouver les meilleures solutions numériques pour eux, analyser leurs besoins et développer ensemble une stratégie, le fait de n’avoir qu’un accès limité au client et de rester confiné à un document normalisé, lorsque l’on voit tout le potentiel du client et des outils que nous pourrions lui offrir, c’est ennuyant.
Entre la rédaction du dossier, la collecte des documents justificatifs et les multiples allers-retours pour ajuster notre offre au cahier de charge, c'est des heures précieuses que nous passons sur le dossier écrit. Nous préférons consacrer notre temps à développer des relations fortes avec nos clients, à améliorer notre offre de service, à discuter avec les organisations nous ayant choisi pour notre expertise, nos réalisations, sans avoir besoin de passer du temps à justifier sur papier notre valeur ajoutée.
2. Le prix juste
Les appels d’offres fonctionnent sur un principe simple : dans la plupart des cas, le prix le plus bas l’emporte. Le résultat, une guerre des prix qui ne profite à personne… sauf peut-être au client. Et pourtant, le client n’a aucune garantie d’avoir le meilleur fournisseur pour son projet ni d’obtenir les résultats souhaités.
Notre philosophie étant celle du juste prix, nos offres de services ne présentent pas de frais cachés ou sujets à changement. Nos tarifs et forfaits sont conçus en nous assurant que nous garantissons des conditions avantageuses pour notre équipe et que nos profits permettent à notre entreprise de croître avec modération. Nous prenons le temps d’évaluer, au meilleur de nos connaissances, les besoins réels de nos clients afin de leur présenter une offre personnalisée et avantageuse.
Pour remporter un appel d’offres, les soumissionnaires sont souvent contraints de couper leurs prix et profits ou encore d’être évasifs dans ce qui est inclus ou non (petits caractères et frais cachés).
Nous préférons donc passer notre tour, développer des offres sur mesure en fidélisant nos clients et en restant intègres envers nos valeurs et façons de faire.
3. Les clients fidèles
Le succès d’une entreprise sur le long terme repose en grande partie sur les relations qu’elle développe avec ses clients. Un appel d’offres nous place dans une posture transactionnelle où seule la proposition chiffrée compte. Aucune discussion approfondie, aucun lien humain, aucune valeur ajoutée perçue.
En priorisant le développement de relations solides avec les clients qui nous font confiance, nous choisissons une approche chaleureuse et valorisante. Mieux encore, nous créons un réseau où les recommandations et les contrats récurrents sont partie prenante de notre carnet de commandes, car les entreprises qui veulent travailler avec nous sont plus enclines à grandir avec nous.
4. L’importance de la créativité
Les appels d’offres imposent souvent des critères rigides et des cahiers de charges figés qui ne laissent que peu de place à la créativité et à l’innovation.
Nous préférons réfléchir à des solutions hors de la boîte, habituellement moins onéreuses et plus facile d’accès, répondant ainsi mieux aux besoins réels des clients. Notre regard extérieur permet d’apporter une vision différente au projet et d’aider le client à se prévaloir d’outils numériques mieux adaptés et répondant à plusieurs besoins.
Chez Gestimark, on mise sur une relation de confiance avec chaque client. C’est pourquoi ce type de processus nous laisse souvent insatisfaits : il manque de lien humain et de vraie communication pour bien comprendre les besoins de l’organisation. Les échanges limités par le processus, nous obligeant à faire des suppositions, allant à l’encontre de notre intégrité. Nous en sommes venus à la conclusion que ce procédé n’est tout simplement pas pour nous.
Nous choisissons plutôt de :
1. Développer notre réseau : En participant à des événements, en engageant les discussions, en étant visible dans notre secteur.
2. Miser sur notre stratégie de marque : Avec un positionnement fort et une communication claire, nous attirons naturellement des clients qui ont le souhait réel de travailler avec nous.
3. Offrir une valeur accrue : Plutôt que d’être le moins cher, nous nous assurons de répondre concrètement aux besoins de nos clients.
4. Éduquer nos clients : À travers du contenu pertinent (articles, vidéos, études de cas), nous partageons notre expertise et formons nos clients à l’utilisation de leurs outils et plateformes.
5. Construire des partenariats gagnants : En devenant les alliés de nos clients, les aidants à croître et à se développer.
En bref, les appels d’offres sont pour nous une fausse bonne idée. Nous restons fidèles à notre vision stratégique : bâtir des relations proactives, durables et enrichissantes. Nous investissons plutôt dans une approche centrée sur :
- les valeurs de notre entreprise
- les relations enrichissantes
- l’approche créative
Nous attirons ainsi les clients qui comprennent et valorisent notre expertise, qui sont prêts à payer le juste prix et reviennent vers nous encore et encore.
Vous avez envie de développer des relations clients / fournisseurs enrichissantes vous permettant de mettre votre focus sur ce que vous faites de mieux? Nous vous confirmons que c’est possible! Et qui sait, peut-être que nos valeurs et nos expertises peuvent nous aider à faire croître de part et d’autre nos organisations.
